Unizo
UNIZO is al geruime tijd een gevestigde waarde in Vlaanderen en Brussel. De ondernemers-organisatie levert diensten en advies aan meer dan 85.000 ondernemers. De UNIZO-website is in dat kader een heel belangrijk communicatie-instrument voor zowel eigen medewerkers, stakeholders als (toekomstige)leden van de organisatie.
De zoektocht naar een goede Drupal partner
De www.unizo.be website is gebouwd met Drupal en bevat tal van functionaliteiten gebouwd op maat van de ondernemersorganisatie. De inhoud en werking van de bestaande website was echter aan een update toe, waaronder ook het belangrijke lidmaatschap-gedeelte.
Met een naderende periodieke hernieuwing van het UNIZO-lidmaatschap - begin van het nieuwe jaar - was de organisatie (dringend) op zoek naar een kwalitatieve Drupal development dienstverlener met kennis van zaken.
Het UNIZO-team dat instond voor de opvolging van de opdracht stelde heel duidelijke verwachtingen in combinatie met een scherpe deadline. Het was voor hen belangrijk een betrouwbare leverancier te vinden die een goede prijs/kwaliteit verhouding kon bieden en tegelijk ook kort op de bal kon spelen om een reeks van concrete technische wijzigingen door te voeren.
UNIZO is zo bij Coworks terecht gekomen nadat andere bureaus niet (tijdig) aan de verwachtingen konden voldoen. Na een eerste kennismaking met het team en een korte verkenning in de bestaande Drupal installatie besliste Coworks om de uitdaging aan te gaan en kwam met een voorstel af dat werd goedgekeurd.
Van een éénmalige opdracht tot vaste partner van de grootste ondernemers-organisatie in Vlaanderen en Brussel…
Update van unizo.be
Aanpassingen doorvoeren aan een bestaand systeem dat opgezet is door een andere partij moet steeds met de nodige voorzichtigheid gepaard te gaan. Alle updates werden in nauwe coördinatie met het UNIZO-team steeds grondig getest vooraleer deze naar de live website overgebracht. Hinder voor de eindgebruikers werd hierbij zoveel mogelijk vermeden worden. De updates aan de website hadden betrekking op zowel het front-end gedeelte (voor websitebezoekers) als op de backend waar het beheer en de afhandeling van acties plaatsvindt.
Vertrouwelijkheid
De wijzigingen aan de website dienden ook ten gronde gebeuren, op een correcte en veilige manier. Ook de gebruikersgegevens dienden veilig te zijn en in alle vertrouwelijkheid behandeld te worden. Coworks heeft ervaring met de gevoeligheid van gebruikersgegevens en geniet ook het vertrouwen van vele vooraanstaande klanten, waaronder ook gemeentes en andere grote organisaties. Uiteraard hadden we geen enkel probleem om het voorgestelde Non Disclosure Agreement (NDA) te ondertekenen.
Synchronisatie van UNIZO-ledengegevens
UNIZO heeft naast de bestaande website ook nog tools en websites op een iets ouder ‘Java’-platform draaien waar dezelfde geregistreerde leden toegang toe hebben. Het beheer van de UNIZO-leden en de overige ledenadministratie gebeurt dan weer op een ander platform.
Via een nachtelijk geautomatiseerde procedure worden de ledengegevens up-to-date gehouden overheen de verschillende platformen. Wijzigingen aan de profielgegevens van gebruikers in de Drupal website worden doorgespeeld aan de UNIZO-ledenadministratie door middel van een e-mailnotificatie. De verschillende updates dienden uiteraard – waar nodig - in te haken op deze periodieke synchronisatie taken van de ledengegevens.
UNIZO-lidmaatschap registratie
De werking van het ledenregistratieproces was aan een grondige update toe. De logica achter de verschillende stappen in het registratieproces en bijhorende formulier werden hertekend en verder geoptimaliseerd naargelang de aangeleverde richtlijnen. De aangepaste afhandeling en volgacties ten gevolge van een registratie werd uitgewerkt met het oog op een vlotte en duidelijke opvolging voor de beheerders van de website en de ledenadministratie.
Voor het verwerken van online betalingen voor een lidmaatschap werd een koppeling gemaakt met de nieuwe online betalingsprovider Worldonline en werd het systeem voorzien van de benodigde e-mailnotificaties die door het systeem worden uitgestuurd t.g.v. een registratie als UNIZO-lid.Na een succesvolle betaling t.g.v. een registratie krijgt het nieuwe lid aangepaste meldingen, notificaties en meteen toegang tot het ledengedeelte. De website genereert een login en wachtwoord voor elk nieuw lid dat zich registreert.
De bestaande standaard Drupal aanmeldmethode werd aangepast naar een voor UNIZO administratief eenvoudiger te beheren systeem dat tegelijk ook gebruiksvriendelijker is voor de eindgebruikers van de website. Om de geregistreerde leden ook toegang te bieden tot de web tools en websites op het oude Javascript platform worden de gebruikersgegevens gesynchroniseerd via een beveiligde webservice.
De website verstuurd ten gevolge van elke registratie ook een gepersonaliseerde e-mailnotificatie met een bevestiging van betaling naar de boekhouding. Ook de afdeling ledenbeheer wordt op de hoogte gebracht via een e-mailnotificatie.
UNIZO-infopakket
De website werd aangevuld met een webformulier voor het aanvragen van een UNIZO-infopakket. Via verschillende
call-to-actions werd de bezoeker op de mogelijkheid tot aanvragen van een info-pakket gewezen. De gestructureerde informatie van de inzendingen komt via email bij de ledenadministratie terecht voor afhandeling en opvolging. Ook de aanvrager krijgt een aangepaste e-mailnotificatie.
UNIZO-gebruikersprofielen
De website werd voorzien van een functionaliteit waarmee leden zelf hun profielgegevens up-to-date kunnen houden. Wanneer een lid zijn profielgegevens aanpast dan wordt er een gestructureerde e-mailnotificatie verzonden naar de UNIZO-ledenadministratie die de wijzigingen vervolgens doorvoeren in hun ledenbeheer-programma. Via de nachtelijke geautomatiseerde procedure worden deze gegevens dan overheen de verschillende websites en platformen gesynchroniseerd.
UNIZO-kennisnet
Het UNIZO kennisnet bevat tal van content types met informatie rond specifieke topics gelinkt aan thema’s en trefwoorden. Sommige informatie is beperkt tot bepaalde gebruikersrollen. De advies-sectie oftewel het UNIZO kennisnet is een van de belangrijkste pijlers van de website en de bestaande opzet kon wel enkele optimalisaties gebruiken.
De informatie diende eenvoudiger bereikbaar te zijn, gerelateerde informatie moest kunnen weergegeven worden op basis van gekoppelde trefwoorden of categorieën en de informatie op de categorie overzichtspagina’s werd gegroepeerd aangeboden op trefwoord of inhoudstype.
Deze ingrepen zorgen ervoor dat eindgebruikers sneller en duidelijker relevante informatie voorgeschoteld krijgen en de website gebruiksvriendelijker wordt voor bezoekers die op zoek zijn naar informatie rond een specifiek topic. De weergave-instellingen op de hoofd- en deelwebsite(s) werden aangepast aan de nieuwe categorisatiemogelijkheden. Ook in de backend zijn een reeks optimalisaties doorgevoerd die het beheer van de inhoud vergemakkelijken.
UNIZO-activiteiten
UNIZO ondersteunt en organiseert verschillende types activiteiten waarop zowel particulieren, ondernemers, zowel leden als niet-leden gratis of betalend kunnen inschrijven. Alle activiteiten zijn beschikbaar op de nationale UNIZO-website. Op de regionale en doelgroepen deelwebsites worden enkel gerelateerde activiteiten weergegeven. Voor de front-end gebruikers werd het gemakkelijker om activiteiten te zoeken op basis van zoekfilters waarvan de werking geoptimaliseerd werd. De zoekresultaten werden duidelijker en gebruiksvriendelijker gestructureerd, net zoals de programmagegevens en praktische informatie op de detailpagina van een activiteit zelf.
Bij het herwerken van het activiteiten-gedeelte was ook het belangrijk om de registratieflow voor een activiteit te optimaliseren op basis van het profiel gekoppeld aan de registratie. De basisopzet werd flexibeler gemaakt waarbij geïnteresseerden gemakkelijker konden registeren voor deze activiteiten.
Inschrijven op betalende activiteiten werd losgekoppeld van het (betalende) lidmaatschap en de (betalende) publicaties webshop. De aparte afhandeling maakt het zowel voor de eindgebruikers als beheerders eenvoudiger en duidelijker.
Niet-leden konden nog steeds een lidmaatschap aanvragen t.g.v. een inschrijving op een activiteit. Hiervoor stuurt het systeem een e-mail uit naar de ledenadministratie ter opvolging.
Voor het toevoegen van activiteiten via de backend wordt gewerkt met duidelijke stappen voor het publiceren van de gestructureerde (praktische) informatie en andere evenementdata zoals de inschrijvingsmogelijkheden en – capaciteit.
Gebruikers worden erop gewezen indien inschrijvingen niet langer mogelijk is en wanneer de capaciteit van een evenement volzet is, kan er optioneel ook gebruik gemaakt worden van de wachtlijst-functionaliteit.
Het systeem is ook voorzien van de mogelijkheid om een URL op te geven voor registratie op een externe website. Inschrijvingen voor evenementen in de eigen website kunnen ook online betaald worden, waar deze niet gratis zijn uiteraard.
De verschillende profielen en betaalmogelijkheden dienden in rekening gebracht te worden in de (afhandeling van de) registratieflow.
Via een blok ‘Snel inschrijven’ kunnen UNIZO-leden nu op basis van hun UNIZO-lidnummer & postcode versneld registreren en worden hun profielgegevens automatisch in het inschrijvingsformulier overgenomen.
Voor het beheer van de inschrijvingen op de verschillende evenementen werd een dashboard met overzichtslijst ter beschikking gesteld met functionaliteiten voor het beheer van de inschrijven. De beheerders van de UNIZO-website dienden eenvoudig inschrijvingen te kunnen bewerken, verwijderen en toevoegen terwijl voor alle inschrijvingen de vereiste informatie beschikbaar was, zoals bijv. het ontvangen van de bevestigingsmail en de betaling van de inschrijving(en).
Naar aanleiding van een activiteit kunnen er optioneel ook voorbereidende vragen ingestuurd worden. Er werd hiervoor een overzicht voorzien en de mogelijkheid om de vragen te beheren of bewerken.
De backend werd ook voorzien van de mogelijkheid om de inschrijvingsgegevens te exporteren en het systeem genereert ook automatisch – waarvan toepassing – een Syntra PDF-file met de deelnemersdata voor een evenement.
UNIZO-publicaties
Het publicatiegedeelte omvat een webshop waar zowel leden als niet-leden gratis of betalende offline & online publicaties kunnen bestellen. De werking en weergave van de basisopzet was dringend aan verfijning toe en het UNIZO-team had een lijst met gewenste wijzigingen opgemaakt dat door Coworks met een kritisch oog werd bekeken om tot een goede technische aanpak binnen de bestaande opzet te komen.
De lijst met wijzigingen werd opgesteld met als doel de gebruikerservaring te verbeteren en een logische en duidelijkere opzet aan te bieden voor het raadplegen, bestellen en afhandelen van de verschillende types publicaties.
UNIZO-support
De grote update-rond van de UNIZO-website werd door Coworks succesvol afgerond binnen voorzien tijdsbestek en budget. Tijdens deze eerste update-ronde werden hier en daar al wensen of functionaliteiten vermeld die in een latere 2e fase aan bod zouden kunnen komen.
Ook na oplevering van de wijzigingen en functionaliteiten is Coworks ondersteuning blijven geven voor niet alleen de ontwikkelde functionaliteiten maar ook algemene Drupal ondersteuning, updates en support.
Sinds februari 2015 werd Coworks zo hofleverancier van Unizo en plant dat nog een tijdje te blijven.