Mijn Roeselaere / Mijn Izegem
Coworks heeft op maat van lokale besturen een omgeving gebouwd die de brug vormt tussen burgers en het veelgebruikte TOPdesk(*)-systeem waar de stads- of gemeentediensten mee werken. Met zo'n softwarepakket beheers je perfect de interne workflow. De vraag doorspelen naar de juiste dienst, de behandeling opvolgen en zien waar de prioriteiten liggen. Het kan allemaal.
Maar hoe kan de burger zelf participeren in dit systeem? Hoe kan die nieuwe meldingen op een vlotte manier toevoegen? Waar vindt die op één plek de status van eerdere vragen?
Met de Drupal-website Mijn Gemeente-profiel biedt Coworks daar een eenvoudige en flexibele oplossing voor. Mijn Gemeente-profiel is ondertussen operationeel in Roeselare (de pioniers), in Izegem en snel in Wingene.
(*) TOPdesk is slechts één van de mogelijke softwarepakketten. De flexibiliteit van Drupal samen met de ervaring van Coworks met diverse integraties maakt dat Mijn Gemeente-profiel net zo goed aan andere pakketten kan worden gekoppeld.
De oplossing
Coworks bouwde een platform in Drupal 10 en zorgde voor een naadloze integratie met TOPdesk. Coworks breidde de standaardmodule Webform uit met een Topdesk handler-module, waardoor de gemeente zelf formulieren kan opstellen die automatisch naar hun eigen platform worden gepusht. Dit biedt maximale flexibiliteit voor de gemeente om nieuwe diensten toe te voegen zonder dat daarvoor extra ontwikkeling nodig is.
Deze omgeving maakt het mogelijk voor burgers om meldingen te maken, hun profielgegevens te beheren en hun vroegere meldingen op te volgen. Voor elke gemeente wordt de header en footer werden overgenomen van de bestaande website om een consistente gebruikerservaring te garanderen. De huisstijl, inclusief lettertypes en kleuren, sluit aan bij de gemeentelijke website.
Gebruikers van Mijn Gemeente-profiel worden geauthenticeerd via ACM Vlaanderen en Mijn BurgerProfiel. Op die manier kunnen ze zich aanmelden met de methode van hun voorkeur: eID, itsme, de mobiele app... Als deze gebruiker nog niet bestaat in TOPdesk, wordt er automatisch een profiel aangemaakt op basis van voornaam, achternaam, e-mailadres en het rijksregisternummer.
Welke mogelijkheden heeft de burger in Mijn Gemeente-profiel?
- Gebruikers kunnen zelf hun gegevens beheren. Voornaam en achternaam kunnen niet gewijzigd worden, maar (extra) e-mailadressen en telefoonnummers wel. Daarbij gebeurt een validatie via e-mail of SMS.
- Burgers kunnen nieuwe meldingen aanmaken. Iets gezien dat je wil melden? Moet iets hersteld of opgeruimd worden in je buurt? Heb je een vraag over de dienstverlening? Dat kan je doorgeven via het meldformulier. De locatie kan worden ingevoerd via straatnaam of via locatiedetectie (GPS-coördinaten) of een pointer op de kaart.
- In Mijn Gemeente-profiel vinden de gebruikers ook een overzicht van alle eerdere meldingen die aan hun profiel gekoppeld zijn. Dit kunnen ook meldingen zijn die via e-mail, WhatsApp of andere kanalen werden ingediend. Gebruikers kunnen de details van elke melding bekijken, zoals de status, een tijdlijn van acties die zijn genomen en de antwoorden van de lokale overheid. Ze kunnen ook zelf reageren op hun openstaande meldingen of nieuwe informatie doorsturen.
- Naast het algemene meldformulier kan de gemeente ook een uitgebreid digitaal loket bouwen met formulieren op maat van alle noden. Om maar enkele voorbeelden uit de praktijk te noemen: aanvraag subsidies (bv groenbemester of opvang schoolgaande kinderen), vraag tot inzage of aanpassing gegevens in kader van GDPR, verlenging concessies begraafplaats of aanvraag van een horecavergunning.
Het resultaat
Dankzij de op maat gemaakte Drupal-integratie met hun eigen service-software beschikt de gemeente nu over een robuust digitaal platform dat de communicatie tussen burgers en de gemeentelijke diensten aanzienlijk verbetert. De belangrijkste voordelen zijn:
- Efficiëntere afhandeling van meldingen: meldingen en wijzigingsverzoeken worden direct naar de juiste dienst gestuurd, wat zorgt voor een snellere verwerking.
- Verbeterde burgerervaring: burgers kunnen eenvoudig hun meldingen volgen, hun profiel bijwerken en historische interacties inzien via een gebruiksvriendelijke interface.
- Flexibiliteit voor de gemeente: de gemeente kan zelf nieuwe formulieren en meldingscategorieën beheren zonder technische tussenkomst.
- Naadloze integratie: de koppeling tussen Drupal, TOPdesk of een andere applicatie, en Mijn BurgerProfiel zorgt voor een geïntegreerd systeem dat de administratie voor de gemeente vereenvoudigt.
De flexibiliteit van Drupal zorgt ervoor dat de gemeente volledige controle verwerft over de frontend voor hun burgers.
De sterkte van Coworks
Coworks heeft hiermee een toekomstbestendige oplossing geleverd, waarmee elke gemeente haar digitale dienstverlening verder kan uitbreiden en optimaliseren.
De flexibiliteit van Drupal zorgt ervoor dat de gemeente volledige controle verwerft over de frontend voor hun burgers. En de hoge technische expertise van Coworks op vlak van integraties verbindt de kracht van het gekozen softwarepakket aan de vaak zeer specifieke lokale noden en context. Maatwerk met de voordelen van open source.